Saturday, January 30, 2010

Surat Resmi

Pengenalan

Setiap kali kita ingin menulis surat rasmi, pasti kita akan berfikir untuk mencari ayat yang sesuai bagi menyampaikan maksud atau tujuan kita dan dalam masa yang sama tidak menyingung perasaan mana-mana pihak. Sebenarnya, surat rasmi terbahagi kepada tiga bahagian utama, iaitu permulaan, pertengahan dan penutup surat. Permulaan surat rasmi amat penting dalam menarik perhatian pembaca untuk membaca. Dalam permulaan surat rasmi jugalah tujuan surat ditulis dinyatakan. Oleh itu, semasa menulis permulaan surat rasmi, pemilihan kata-kata yang menarik amat diperlukan.

Seterusnya, pertengahan surat rasmi atau lebih dikenali sebagai bahagian isi. Dalam pertengahan surat rasmi, anda akan menerangkan lebih lanjut tentang tujuan anda menulis surat rasmi tersebut. Dalam menulis pertengahan surat rasmi, anda perlu menerangkan dengan jelas perkara yang ingin disampaikan. Sesudah itu, barulah surat rasmi ditutup dengan ayat yang menarik sebagai tanda berakhirnya surat anda. Sesungguhnya, penutup surat rasmi tidak kurang pentingnya seperti menulis permulaan surat rasmi. Hal ini kerana dalam bahagian ini, pengirim akan menunjukkan harapan mereka tentang sesuatu perkara.

Oleh itu, dalam bahagian ini disenaraikan beberapa frasa dan ayat yang sesuai untuk permulaan, pertengahan dan penutup surat rasmi bagi membantu anda menjimatkan masa ketika mengarang, dan agar anda dapat menulis sepucuk surat rasmi yang tepat dan padat.


Pelbagai Frasa dan Ayat untuk Permulaan Surat

Berikut merupakan contoh-contoh frasa dan ayat yang sesuai digunakan pada permulaan surat rasmi.

Anda…
Anda merupakan salah seorang yang bertuah untuk menerima salah satu daripada hadiah utama kami.
Anda telah menerima dua pucuk surat berhubung dengan…
Anda merupakan pembekal kami yang terbaru…
Anda merupakan pelanggan kami yang bertuah untuk…

Dengan ini,...
Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kami telah menghantar sebut harga kami untuk…melalui faks.
Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kuota kami bagi…
Dengan ini, saya mengesahkan bahawa bermula pada hari ini, kami akan meminda terma bagi kontrak…tuan/ puan.
Dengan ini, saya mengesahkan bahawa kami telah mempertimbangkan permohonan tuan/puan bagi…

Dengan merujuk kepada...
Dengan merujuk kepada perbualan telefon kita baru-baru ini,…
Dengan merujuk kepada perbualan telefon kita, saya berbesar hati memperkenalkan…
Dengan merujuk kepada perkara di atas, kami telah menerima…
Dengan merujuk kepada perkara di atas, kami sertakan…

Di sini saya lampirkan/sertakan…
Di sini saya lampirkan salinan…
Di sini saya lampirkan senarai pesanan untuk…
Di sini saya sertakan cek bernilai…
Di sini saya lampirkan keterangan bayaran yang perlu dijelaskan oleh tuan/puan selewat-lewatnya pada 31 Julai ini.

Kami…
Kami merupakan syarikat kecil yang berkepakaran dalam…
Cek tuan/puan bernilai RM… bagi… telah pun kami terima.
Kami bercadang untuk menjalinkan hubungan perniagaan dengan…
Kami berminat dalam…
Kami ingin memaklumkan bahawa janji temu…
Kami mendapati bahawa hutang belum berbayar syarikat tuan/puan…
Kami telah memutuskan untuk mengubah polisi syarikat bagi…
Kami baru sahaja menerima laporan daripada pihak tuan/puan berkaitan…
Kami merujuk kepada perubahan harga bagi keluaran kami untuk 12 bulan akan datang.
Kami mendapati bahawa tuan/puan gagal memberikan maklum balas kepada kami berhubung dengan…

Kecewa…
Saya berasa kecewa kerana tuan/puan tidak memberikan sebarang maklum balas tentang kiriman faks saya yang bertarikh...
Saya kecewa kerana tuan/puan tidak membalas surat saya yang bertarikh….

Lanjutan kepada…
Lanjutan kepada perbincangan kita, saya lampirkan di sini…
Lanjutan kepada perbualan telefon kita, saya lampirkan di sini…
Lanjutan kepada perbualan telefon kita, saya ingin memperkenalkan kepada tuan/puan…
Lanjutan kepada kiriman faks tuan/puan pagi ini, saya begitu kesal dengan…
Lanjutan kepada perbincangan tuan/puan dengan…
Lanjutan kepada permintaan tuan/puan untuk…

Memohon maaf…
Terlebih dahulu saya ingin memohon maaf atas kelewatan membalas faks yang tuan/puan kirimkan berhubung dengan…
Terlebih dahulu saya memohon maaf kerana tidak memberikan sebarang maklum balas atas permintaan tuan/puan berhubung dengan…
Terlebih dahulu saya meminta maaf bagi pihak syarikat kerana tuan/puan terpaksa menunggu lama untuk…
Saya memohon maaf jika perkhidmatan yang diberikan tidak seperti yang diharapkan oleh tuan/puan selama ini.
Saya memohon maaf jika tuan/puan merasakan bahawa harga…
Saya memohon maaf kerana tuan/puan terpaksa menunggu lama untuk…

Mengikut…
Mengikut perbincangan kita pada pagi ini, sukacita saya maklumkan bahawa pesanan tuan/puan…
Mengikut perbualan telefon kita…
Mengikut hasil mesyuarat kakitangan pagi ini, saya mengesahkan bahawa…
Mengikut tuntutan pihak tuan/puan berhubung dengan…


Artikel di atas dipetik daripada Bahagian 3: Pelbagai Frasa Dan Ayat Untuk Memudahkan Anda Mengarang Surat (Bahasa Melayu) dalam buku ANEKA CONTOH SURAT RASMI DAN KERTAS KERJA PENGURUSAN. Maklumat lanjut tentang buku ini boleh didapati di www.books.perintis. com.my.

1 comment:

the underdog said...

terima kasih atas sumbangan saudara tetapi perkataan yang betul adalah "RASMI" bukan 'RESMI'...RESMI maksudnya tabiat. Contoh.."ikut resmi padi tunduk, ikut resmi lalang tegak"...jadi, rasmi ahh, bukan resmi.

Post a Comment